15 juin 2010
Dans ma lettre annuelle de l’an passé, j’annonçais que nous étions en train de travailler avec le CEP (Center for Effective Philanthropy) pour réaliser une enquête auprès de toutes les entités subventionnées actives, dans le but d’améliorer la qualité de nos partenariats externes. Ces partenariats sont notre force vive et j’ai déclaré que je souhaitais que chaque membre de la fondation ait pour priorité d’écouter plus attentivement les commentaires de nos partenaires sur le terrain. J’ai également promis d’établir un compte rendu de ce que nous avons découvert et de la manière dont nous répondons aux commentaires. C’est pourquoi je vous adresse cette lettre.
J’apprécie la volonté des entités subventionnées de prendre part à ce processus. Le GPR (Grantee Perception Report ou rapport sur la perception des entités subventionnées) nous a beaucoup appris et nous aide déjà à améliorer nos modes de travail.
Avant de détailler ce que nous avons appris et la réponse que nous y apportons, je souhaiterais vous donner des explications supplémentaires sur le GPR. Il s’agit d’une enquête complète menée auprès des entités subventionnées et intégrant tout un ensemble de problématiques. Comme de nombreuses organisations utilisent le GPR (qui a été commandé par près de 200 fondations philanthropiques), nous pouvons nous situer par rapport aux autres financeurs présents sur le terrain.
Le CEP a interrogé 1 544 entités subventionnées, qui étaient actives entre le 1er juin 2008 et le 31 mai 2009. 1 020 ont répondu, soit un taux de réponse de 66 pour cent qui est caractéristique de cette enquête.
Passons à présent aux résultats.
Tout d’abord, par rapport aux autres financeurs de la base de données comparative du CEP, la fondation a reçu de bonnes notes pour son travail dans les domaines des entités subventionnées. Ils ont notamment indiqué que nous avons un impact positif sur les connaissances, les politiques et les pratiques dans nos domaines stratégiques.
Toutefois, nous avons reçu des notes inférieures aux notes généralement obtenues concernant de nombreux autres aspects de l’expérience des entités subventionnées.
Un grand nombre de nos partenaires ont déclaré que nos objectifs et stratégies ne sont pas clairs et estiment que nous ne comprenons pas les leurs.
Ils sont perplexes au sujet de nos processus de prise de décision et d’accord de subventions.
En raison des mouvements de personnel, une grande partie des entités subventionnées a dû gérer plusieurs changements de responsable de programme pendant la durée de validité de leur subvention, ce qui crée du travail supplémentaire.
Enfin, ils ont souligné le manque d’homogénéité dans nos communications et souvent l’absence de réponse.
Nous prenons ces commentaires très au sérieux, car nous sommes conscients que certains de ces obstacles nuisent à l’optimisation des actions que nous entreprenons avec nos partenaires.
Les résultats du GPR ont fait l’objet de nombreuses réunions d’équipe de gestion en début d’année. Au printemps, nous nous sommes appuyés sur ces réunions de haut niveau pour établir un dialogue étendu à toute la fondation, qui a permis à notre équipe de comprendre les résultats et de les analyser collectivement pour leur donner un sens.
Grâce à ce processus, nous avons développé une vision à long terme de la réussite et une série de mesures concrètes pour y parvenir. Nous ne considérons pas ce processus comme un concours de popularité. Même au sein des partenariats les plus efficaces, il existe inévitablement des tensions. Mais nous sommes absolument déterminés à établir des relations qui nous aideront à donner le meilleur de nous-mêmes.
J’ai donc défini un objectif simple sur trois ans. D’ici 2013, la fondation devra établir des partenariats plus solides avec les entités subventionnées, caractérisés par trois éléments :
- Tout d’abord, nous devrons comprendre les rôles, les objectifs et les stratégies de chacun.
- Ensuite, nous devrons mettre l’accent sur des communications ouvertes et bilatérales.
- Enfin, la compréhension de nos processus de prise de décision et d’accord de subventions devra être claire.
Pour atteindre ces objectifs, nous avons identifié cinq mesures concrètes à court terme visant à améliorer immédiatement nos partenariats. Plus précisément, nos engagements à court terme envers les entités subventionnées sont les suivants :
- Mieux expliquer le fonctionnement de notre processus de proposition et d’approbation
- Indiquer clairement le point de contact pour les subventions
- Orienter toutes les nouvelles entités subventionnées, définir les attentes, répondre à leurs questions et prendre en compte leurs préoccupations dès le début de la relation
- Fournir des réponses rapides et substantielles à tous les rapports d’avancement qu’elles soumettent
- Ouvrir de nouvelles voies de communication, notamment des appels de contrôle plus fréquents avec les responsables de programme et des conférences téléphoniques permettant à tous les partenaires de poser des questions à nos cadres dirigeants
Nous sommes également en train de définir un plan d’action à long terme pour régler des questions plus générales au sujet de nos relations avec les entités subventionnées. Nous sommes déterminés à établir de solides relations et nous sommes conscients que cela peut nécessiter des changements fondamentaux dans nos méthodes de travail.
Dans cette perspective, je prévois également de demander un autre GPR en 2013 pour voir les progrès que nous aurons réalisés en vue d’atteindre nos objectifs.
Jeff Raikes
PDG