Notre processus d’accord de subventions débute avec une idée ou un concept qui est directement lié à nos priorités stratégiques. Après avoir développé l’idée et identifié un candidat, un responsable de programme de la fondation travaille avec le candidat pour créer une proposition et une recommandation de financement. Si nous approuvons la proposition, le responsable de programme gère la subvention grâce à une communication continue, l’établissement de rapports et des visites périodiques du site.
Les quatre étapes de l’élaboration d’une subvention sont décrites ci-dessous. La durée de chaque étape varie de manière significative en fonction de facteurs tels que la capacité et la situation géographique de l’organisation candidate et la complexité de la subvention.
Étape 1 – Créer des idées et identifier des candidats
L’équipe du programme identifie les idées et les concepts en relation avec nos priorités stratégiques. Nous les façonnons grâce à des discussions avec des professionnels de santé, des chercheurs, des législateurs et d’autres ressources disponibles sur le sujet. Quand une idée ou un concept est suffisamment formé, un responsable de programme commence à rechercher des candidats potentiels selon l’une des trois approches suivantes : sollicitation directe, lettre de demande (letter of inquiry LOI) ou appel d’offres (AO).
- Sollicitation directe: quand nous savons qu’une organisation précise est bien adaptée pour réaliser le travail demandé, nous nous adressons directement à cette organisation pour réclamer une lettre de demande ou une proposition de subvention.
- Lettre de demande pour l’exploration d’idées: lorsque nous avons une source plus large d’organisations intéressées, nous invitons les candidats à soumettre une lettre de demande mettant en avant les idées ou concepts spécifiques du projet. Les critères de cette lettre de demande peuvent également être publiés sur www.gatesfoundation.org. Les réponses à la lettre de demande sont discutées avec la direction et évaluées sur leur capacité de cohérence stratégique, de réussite et de caractère raisonnable du budget et des étapes d’avancement. Nous pouvons être amenés à demander des informations additionnelles, demander une proposition complète ou décliner l’idée.
- Appel d’offres (AO): quand nous souhaitons élargir notre réseau ou accorder plusieurs subventions pour un projet, nous lançons des appels d’offres ouverts ou restreints. Les appels d’offres ouverts sont publiés sur notre site Internet, les appels d’offres restreints sont adressés directement aux organisations invitées à répondre. Le processus d’examen et de sélection pour les appels d’offres varie grandement et est décrit dans chaque appel d’offres.
Étape 2 – Développer et analyser la proposition
Nous fournissons aux candidats les directives et les modèles adaptés à utiliser pour le développement d’une proposition et d’un budget. Le responsable du programme évalue la proposition et le budget avec des experts internes et externes, et travaille avec le candidat pour intégrer les modifications recommandées. Notre personnel de gestion des subventions effectue les vérifications préalables pour confirmer le statut fiscal, déterminer comment structurer la subvention et évaluer les risques. En fonction de la complexité de la subvention, notre équipe juridique et financière peut également participer à l’analyse et au développement de la proposition.
Étape 3 – Déterminer la décision de financement et développer la convention de subvention
Quand une proposition de subvention est prête pour une évaluation financière, le responsable du programme prépare une analyse de la proposition et des recommandations qui devront être examinées par un directeur de la fondation qui accorde ou refuse la subvention. Plus le dollar est haut, plus le nombre et le niveau des examens sont élevés. Si la subvention est accordée, nous préparons une convention de subvention qui présente les résultats attendus, le calendrier des paiements et les exigences relatives à la rédaction de rapports. La convention de subvention doit être signée par la fondation et l’entité subventionnée avant le début des activités financées.
Étape 4 – Gérer la subvention et évaluer les avancées
En partenariat avec l’entité subventionnée, le responsable de programme développe un plan pour une gestion continue de la subvention. L’entité subventionnée est responsable du suivi du travail réalisé sur le terrain et doit nous tenir informés par l’envoi de rapports périodiques. Le responsable du programme est chargé de la surveillance de la performance de la subvention et doit s’assurer de la compréhension des éléments de connaissance clés (à travers des conversations avec l’entité subventionnée, l’évaluation des rapports d’avancement et des visites sur site).
Le responsable du programme doit également commenter les objectifs spécifiques, coordonner les discussions avec les organisations associées, participer aux comités consultatifs et occasionnellement prendre place au conseil d’administration de l’entité subventionnée. Si des difficultés surgissent pendant une subvention, le responsable du programme doit engager le dialogue avec l’entité subventionnée de manière collaborative et créative pour les résoudre. À la fin de la subvention, l’entité subventionnée soumet un rapport final résumant les résultats atteints et les leçons tirées.
Notre niveau d’engagement avec chaque entité subventionné est motivé par l’importance de la subvention, la complexité et la signification stratégique de la subvention. Dans tous les cas, la communication collaborative est indispensable pour une réussite commune. Dans un partenariat, nous cherchons à évaluer, apprendre et perfectionner nos connaissances à chaque étape du parcours afin d’améliorer la vie des populations.