Notre travail

Modalités d'accord de subventions

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Notre approche de l'élaboration, du financement et de la gestion des subventions

Nous nous engageons auprès de nos partenaires et des entités subventionnées dans un esprit de confiance, de communication franche et de complète transparence. Nous les encourageons à communiquer ouvertement toute question ou préoccupation qui interviendrait sur la durée de la subvention. Nous nous engageons à faire de même.

En collaboration avec des organisations, nous élaborons des propositions qui correspondent à la fois à nos priorités stratégiques et aux capacités et au projet des candidats. Il s’agit d’un procédé interactif, basé sur les forces des deux organisations, qui vise à élaborer une subvention bien conçue qui aboutira aux résultats attendus.

Nous améliorons nos modalités de travail. Dans le cadre de notre engagement vis-à-vis de l'optimisation de l'impact et du renforcement des relations avec nos partenaires et les entités subventionnées, nous améliorons nos processus d'élaboration et de gestion des subventions et des contrats. Nous avons tiré profit des bonnes pratiques qui émanent de notre propre organisation, des partenaires et des entités subventionnées, et d'autres fondations. Notre objectif est d'obtenir une approche claire et cohérente en matière de mise au point et de gestion des investissements, qu'il s'agisse de subventions ou de contrats, pour de meilleurs résultats pour les gens que nous aidons.

Modalités d'accord de subventions

Nous améliorons nos modalités de travail. En 2013, nous mettons en œuvre un processus et des outils améliorés d'accord de subventions et de passation de contrats.

Mais si le processus et les outils évoluent, les quatre étapes de l'octroi d'une subvention, décrites ci-dessous, demeurent les mêmes. La durée de chaque étape peut varier de manière considérable en fonction de facteurs tels que la capacité de l'organisation demandant la subvention, son emplacement géographique, et la complexité de la subvention. Nous sommes convaincus que les durées diminueront une fois que nous aurons entièrement mis en place le processus et les outils améliorés.

Étape 1 : Élaboration du concept

L'équipe du programme identifie des idées et concepts en relation avec nos priorités stratégiques. Nous les façonnons grâce à des discussions avec des collègues de la fondation, des professionnels de santé, des chercheurs, des législateurs et d’autres ressources disponibles sur le sujet. Quand une idée ou un concept est suffisamment formé, un responsable de programme commence à rechercher des candidats potentiels.

Étape 2 : Pré-proposition

L'équipe du programme a recours à différentes méthodes pour évaluer et peaufiner, de concert avec les organisations travaillant sur ce sujet, un concept d'intérêt.

Sollicitation directe : Lorsque nous identifions une organisation particulière bien adaptée pour réaliser le travail demandé, nous nous adressons directement à cette organisation pour réclamer une lettre de demande ou une proposition de subvention.

  • Discussion et dialogue : L'équipe du programme peut inviter des organisations à participer aux discussions pour développer un concept, et étudier l'intérêt de l'organisation pour la tâche envisagée et sa capacité à l'accomplir.
  • Mémo de concept (ou Lettre de demande) : Lorsque nous disposons d'un pool d’organisations intéressées par la discussion du concept, ou si nous estimons qu'il serait souhaitable de rédiger une idée sous forme de proposition, nous pouvons inviter les candidats à soumettre un mémo mettant en avant les idées ou concepts spécifiques du projet.
  • Appel d’offres (AO): Lorsque nous souhaitons élargir notre réseau ou accorder plusieurs subventions pour un projet, nous lançons des appels d’offres ouverts ou restreints. Les appels d’offres ouverts sont publiés sur notre site Internet, les appels d’offres restreints sont adressés directement aux organisations invitées à répondre. Le processus d’examen et de sélection pour les appels d’offres varie grandement et est décrit dans chaque appel d’offres.

Étape 3 : Développement

Nous fournissons aux candidats les directives et les modèles adaptés à utiliser pour le développement d’une proposition, d’un budget et des résultats visés. Le responsable du programme évalue la documentation soumise avec des experts internes et externes, et travaille avec le candidat pour intégrer les modifications recommandées. Notre équipe effectue les vérifications préalables auprès de l'organisation candidate pour confirmer le statut fiscal, déterminer comment structurer la subvention et évaluer les risques. En fonction de la complexité de la subvention, notre équipe juridique et financière peut également participer au développement de la proposition.

Quand une proposition de subvention est prête pour une évaluation financière, le responsable du programme prépare une analyse de la proposition et des recommandations qui devront être examinées par un directeur de la fondation qui accorde ou refuse la subvention ou le contrat. Plus le montant concerné est élevé, plus importants sont le nombre et le niveau des examens. Si la subvention est accordée, nous préparons une convention de subvention qui présente les résultats attendus, le calendrier des paiements et les exigences relatives aux objectifs et à la rédaction de rapports. La convention de subvention doit être signée par la fondation et l’entité subventionnée avant le début des activités financées.

Étape 4 : Gestion et clôture

En partenariat avec l’entité subventionnée, le responsable de programme aura développé un plan pour une gestion continue de la subvention ou du contrat. L’entité subventionnée est responsable du suivi du travail réalisé sur le terrain et doit nous tenir informés par l’envoi de rapports périodiques ou la soumission de résultats spécifiques. Le responsable du programme est chargé de la surveillance de la performance de la subvention et doit s’assurer de la compréhension des éléments de connaissance clés à travers des conversations avec l’entité subventionnée, l’évaluation des rapports d’avancement ou d'autres documents fournis et des visites sur site.

Le responsable du programme peut également faire des observations sur des résultats spécifiques, coordonner les discussions avec les organisations associées, participer aux comités consultatifs et, à l'occasion. prendre place au conseil d’administration de l’entité subventionnée.

Nous nous attelons ensemble à des travaux complexes. Si des difficultés surgissent pendant une subvention ou un contrat, le responsable du programme doit engager le dialogue avec l’entité subventionnée ou le partenaire de manière collaborative et créative pour les résoudre. À la fin de la subvention, l’entité subventionnée soumet généralement un rapport final résumant les résultats atteints et les enseignements tirés.

Notre niveau d’engagement avec chaque entité subventionnée est motivé par la complexité et la signification stratégique de l'activité concernée. Dans tous les cas, la communication collaborative et ouverte est un facteur crucial d'une réussite commune. Dans un partenariat, nous cherchons à évaluer, à apprendre et à perfectionner nos connaissances à chaque étape du parcours afin d’améliorer la vie des populations.

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