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Foire aux questions pour les demandeurs de subventions

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Nous améliorons nos processus d’accord et de gestion des subventions et d’autres investissements; nous disposerons d‘un processus normalisé et d’une série d’instruments ajustables utilisés par toutes les équipes de la fondation au cours de l’année 2013. Nous appliquons progressivement cette transition à l’ensemble de la fondation de sorte que certaines équipes continuent à utiliser des processus et outils existants, et une certaine variabilité est possible, comme indiqué ci-dessous. Le personnel de la fondation fournira aux demandeurs de subventions des instructions quant aux processus et aux outils à utiliser.

Q. Comment solliciter une subvention auprès de la fondation?
R. Nous n’accordons des subventions qu’aux projets qui correspondent à nos priorités de financement. En général, nous invitons directement à soumettre des propositions en contactant directement les organisations concernées, mais il nous arrive également d’accorder des subventions en réponse à des appels d’offres publiés ou à des lettres de demande. Voir une liste des opportunités relatives aux lettres de demandes et aux appels d’offres actuels.

Actuellement, seule la division Santé mondiale et les programmes du Nord-Ouest du Pacifique acceptent les lettres de demande (LOI – voir le Glossaire). La division Santé mondiale accepte à l’heure actuelle des lettres de demandes sur toute une gamme d’initiatives. La division du Nord-Ouest du Pacifique, pour sa part, accepte actuellement les lettres de demande axées sur les rôles de la famille et de la communauté en matière d’appui à la réussite scolaire.

Q. Comment dois-je procéder pour soumettre de la documentation en même temps que ma demande de financement?
R. Nous vous prions de vous en tenir aux formulaires demandés. Nous ne pouvons accepter ni échantillon, ni prototype, ni tout autre élément de quelque nature que ce soit avec les demandes de subvention. Notez que ces objets ne vous seront pas renvoyés.

Q. Ma demande de subvention ne relève d’aucun de vos programmes. Comment puis-je procéder à sa soumission?
R. Nous n’accordons des subventions qu’aux projets qui correspondent à nos priorités de financement.

Q. Je suis un particulier en quête d’une assistance financière. Puis-je bénéficier d’une subvention? 
R. Notre charte ne nous autorise pas à accorder de subventions aux particuliers.

Q. Je lève des fonds pour une cause particulière. Puis-je bénéficier d’une subvention?
R. La fondation accorde des subventions directement aux organisations et ne participe pas à des activités de levée de fonds individuelles. Il nous est donc impossible de financer votre action.

Q. Quels sont les liens entre Microsoft et la fondation?
R. Microsoft Corporation et la fondation Bill et Melinda Gates sont deux entités complètement distinctes. Il n’existe aucun lien entre elles. Elles ont aussi des approches différentes de l’aide caritative. Pour en savoir plus sur les initiatives philanthropiques de Microsoft, visitez le site Microsoft Community Engagement and Investment.

Q. Que signifie le nouveau processus d’investissement pour les demandeurs de subventions?
R. Nous mettons en place une approche normalisée applicable à toutes les équipes. Nos nouvelles formules sont conçues de manière à se concentrer sur la documentation et l’analyse des sujets clés et non des questions types, et à réduire les tâches inutiles. Le nouveau processus renforce notre efficacité à l’interne, réduit les questions et les demandes en aval du développement d’un investissement et les modifications des propositions par les demandeurs de subventions.

Notre nouveau processus encourage la clarté du processus de prise de décision. Les décideurs sont identifiés en amont de l’investissement. Des points de contrôle sont incorporés pour aider à vérifier que les décideurs soient tenus informés et puissent poser des questions pendant le développement au lieu d’attendre la fin du processus pour les poser.

Q. Quand la fondation va-t-elle mettre en place le nouveau processus et les nouvelles formules?
R. Pour s’assurer que nous fournissons aux équipes le soutien dont elles ont besoin lors de la mise en place du nouveau processus et des nouvelles formules, environ la moitié des équipes de la fondation commencera à utiliser la nouvelle approche d’ici août 2013, pour les investissements en cours de développement. Le nouveau processus sera utilisé par l’ensemble des équipes d’ici janvier 2014.

Les travaux de mise au point des formules se poursuivent : de nouveaux formulaires pour les budgets, et de nouvelles clauses et conditions types pour nos accords seront disponibles fin 2013 ou début 2014.

Pour les subventions ou les contrats déjà approuvés, les demandeurs de subventions continueront probablement à se servir des formulaires qu’ils ont l’habitude d’utiliser pour faire état de tout progrès ou rapport financier. Un demandeur de subvention qui se trouve être déjà une entité subventionnée et qui souhaite utiliser les nouveaux formulaires pour des projets en cours de financement doit en informer son chargé de projet.

Q. Combien de temps les demandeurs de subventions devront-ils consacrer à la soumission d’un nouvel investissement?
R. Tout comme aujourd’hui, cela dépend de la complexité de l’activité. Selon nous, s’il faudra éventuellement consacrer davantage de temps en début de procédure à l’alignement sur les résultats des investissements et à l’approche de la mesure et des rapports, les demandes, analyses et refontes en fin de parcours seront sans doute moins chronophages.

Q. Qui prend les décisions concernant les investissements et quand sont-elles prises?
R. Dans le cadre de son modèle opérationnel, la fondation continue à déléguer le processus de décision concernant les subventions et les contrats à des membres de l’équipe de direction de toute l’organisation. Dans le cadre de notre nouveau processus, les décideurs sont identifiés au début de l’investissement. Des repères intégrés permettent de s’assurer que les décideurs sont tenus informés et peuvent poser des questions au cours de la phase de développement, au lieu d’attendre la fin pour poser toutes leurs questions.

Q. Quels sont les documents que les demandeurs de subventions doivent remplir?
R. Le jeu de documents type contient un descriptif de la proposition, un budget et son descriptif, et un système de formulation et de suivi des résultats. Le demandeur de subventions peut également remplir un mémorandum conceptuel décrivant l’investissement tout au début du processus. Cet instrument de nature facultative se substitue à la Lettre de demande de la fondation.

Une fois une subvention approuvée, l’entité concernée s’en remet généralement au système de suivi des résultats, au descriptif des progrès et aux rapports budgétaires pour établir des rapports officiels sur les progrès, les défis et la situation financière.

Bon nombre de ces formulaires sont similaires à ceux utilisés précédemment par les entités subventionnées ; cependant, ils sont normalisés à l’échelle de la fondation et ont été simplifiés de manière à pouvoir être ajustés en fonction de la complexité de l’investissement, et contiennent moins de questions types.

Q. Comment les résultats des investissements seront-ils mesurés et transmis?
R. Le système de formulation et de suivi des résultats est un nouvel outil qui aidera l’entité subventionnée ou le fournisseur de services potentiel à déterminer comment mesurer les résultats (c'est-à-dire les impacts et les produits) et faire état des progrès accomplis par rapport à ces derniers pendant la durée de l’investissement. Cet outil sera employé pendant les phases de conception et de gestion de l’investissement.

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