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Preguntas frecuentes de los solicitantes de subvenciones

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Estamos optimizando nuestros procesos de concesión y administración de subvenciones y otras inversiones: en el transcurso del 2013 todos los equipos de la Fundación se irán adaptando a un proceso unificado y a un conjunto de herramientas susceptibles de ser aplicadas a mayor escala. Dado que estamos realizando la migración a este nuevo sistema por etapas, algunos de los equipos todavía están utilizando los procesos y herramientas antiguos. Como se describe a continuación, cabe esperar ciertas diferencias entre unos equipos y otros. El personal de la Fundación orientará a los solicitantes de subvenciones sobre el proceso y las herramientas que mejor encajan con su perfil.

P. ¿Cómo puedo solicitar una subvención de la Fundación?
R. No otorgamos subvenciones que no encajen con nuestras prioridades de financiamiento. En general, nos ponemos en contacto directamente con las organizaciones y las invitamos a presentar una propuesta. En algunas ocasiones, sin embargo, otorgamos subvenciones solicitadas a través de la convocatoria de propuestas (RFP, por sus siglas en inglés) o en respuesta a cartas de petición (LOI, por sus siglas en inglés). Acceda a la lista de oportunidades actuales de RFP y LOI.

Actualmente, solo las divisiones de Salud Mundial y de Noroeste del Pacífico aceptan cartas de petición (LOI, consulte el Glosario de términos). En estos momentos, la División de Salud Mundial acepta cartas de petición para una gran variedad de iniciativas. Sin embargo, la División de Noroeste del Pacífico solo considerará cartas de petición relacionadas con el ámbito del papel de la familia y la comunidad en el fomento del rendimiento académico.

P. Me gustaría incluir material complementario en la solicitud de financiamiento. ¿Cómo debo enviarlo?
R. Envíe únicamente los formularios requeridos. No aceptaremos muestras, prototipos ni ningún tipo de material adicional que adjunte en la solicitud de financiamiento. La documentación entregada no se devolverá.

P. Mi solicitud de financiamiento no se corresponde con ninguna área de programa. ¿Cómo debo tramitarla?
R. No otorgamos subvenciones que no encajen con nuestras prioridades de financiamiento.

P. Soy un particular que busca asistencia financiera. ¿Puedo solicitar una subvención?
R. Conforme establece su escritura de constitución, la Fundación no suministra fondos a particulares.

P. Estoy recaudando fondos para una causa. ¿Puedo solicitar una subvención?
R. La Fundación concede subvenciones directamente a las organizaciones, y no por medio de actividades particulares de recaudación de fondos. Por lo tanto, no podremos financiar su iniciativa.

P. ¿Qué relación hay entre la Fundación y Microsoft?
R. Microsoft Corporation y la Fundación Bill y Melinda Gates son organizaciones independientes que no tienen ningún tipo de relación. Cada una gestiona de forma independiente las donaciones para fines benéficos. Para conocer las iniciativas filantrópicas corporativas de Microsoft, visite el sitio web de Microsoft Community Engagement and Investment.

P. ¿Qué supondrá el nuevo proceso de financiamiento para los solicitantes de subvenciones?
R. Contaremos con un sistema unificado para todos los equipos. El nuevo diseño de las plantillas permite centrar la tarea de documentación y análisis en los temas clave, en vez de en aspectos mecánicos. Por lo tanto, se disminuye el trabajo innecesario. Este proceso nos permite trabajar de forma más eficiente internamente, ya que reduce el número de preguntas y peticiones que formulamos a los solicitantes de subvenciones en fases avanzadas de elaboración de la propuesta, así como el trabajo de adaptación por parte de estos últimos.
Este modelo fomenta un proceso de toma de decisiones mucho más claro. Los responsables de tomar decisiones se designan al inicio de cada inversión. El proceso incorpora mecanismos de seguimiento para garantizar que los responsables de tomar decisiones tengan acceso a la información que necesiten y puedan plantear preguntas durante la elaboración de la propuesta, en vez de reservarlas todas para el final.

P. ¿Cuándo migrará la Fundación al nuevo proceso y las nuevas plantillas?
R. Para garantizar un apoyo óptimo a los equipos de la Fundación durante su transición al nuevo proceso y los nuevos formularios, en agosto del 2013 alrededor de la mitad de los equipos estarán aplicando el nuevo modelo en todas las propuestas de financiamiento en materia de desarrollo. Asimismo, todos los equipos habrán adoptado el nuevo proceso a finales de enero del 2014.
Todavía estamos trabajando en el diseño de algunas plantillas: las nuevas plantillas de presupuestos y las condiciones generales unificadas de los contratos y las subvenciones estarán disponibles entre finales del 2013 y principios del 2014.
En cuanto a los contratos y subvenciones ya aprobados, lo más probable es que los solicitantes continúen sirviéndose de las plantillas que ya hayan utilizado previamente para comunicar a la Fundación su progreso y estado financiero. Si el solicitante ya es beneficiario de otra subvención y desea emplear las nuevas plantillas para proyectos financiados ya en curso, deberá ponerse en contacto con el agente responsable de programa.

P. ¿Cuánto tiempo deberán dedicar los solicitantes de subvenciones a la presentación de una propuesta de inversión?
R. Dependerá de la complejidad del proyecto. Calculamos que cuanto más tiempo dedique inicialmente a definir los resultados de la inversión y la estrategia de medida de resultados y rendición de cuentas, menos trabajo conllevará la fase de peticiones por parte de la Fundación, análisis y adaptación del proyecto.

P. ¿Quién toma las decisiones respecto a las inversiones y cuándo?
R. De acuerdo con su modelo operativo, la Fundación continúa delegando la toma de decisiones sobre subvenciones y contratos a los dirigentes de distintas áreas de la organización. Con la introducción del nuevo proceso, los responsables de tomar decisiones se designan al inicio de cada inversión. Dicho proceso incorpora mecanismos de seguimiento para garantizar que los responsables de tomar decisiones tengan acceso a la información que necesiten y puedan plantear preguntas durante la elaboración de la propuesta, en vez de reservarlas todas para el final.

P. ¿Qué documentos deben presentar los solicitantes de subvenciones?
R. El paquete típico de documentos a presentar incluye una descripción de la propuesta; un presupuesto, acompañado de una justificación presupuestaria; y un marco de resultados junto con los mecanismos de seguimiento. Los solicitantes también tienen la posibilidad de presentar un memorándum acerca de la idea general de la propuesta de subvención en la fase inicial. Este mecanismo opcional sustituye la carta de petición.
Tras la aprobación de la solicitud, el subvencionado deberá presentar análisis de seguimiento de resultados, descripciones de progreso e informes financieros para informar formalmente a la Fundación sobre los avances, los desafíos y el estado financiero del proyecto.
Muchas de las plantillas para realizar estos trámites son muy similares a las que el subvencionado utilizó en la fase de solicitud. Se trata de plantillas unificadas para toda la Fundación, con un nuevo diseño con miras a la eficiencia que permite su adaptación a las particularidades de cada inversión y que incluyen menos preguntas mecánicas.

P. ¿Cómo deben medirse y comunicarse los resultados de una inversión?
R. El Marco de Resultados y Mecanismos de Seguimiento es una nueva herramienta que ayudará a potenciales beneficiarios de subvencionados y contratos a definir cómo medirán los resultados (por ejemplo, las consecuencias y los efectos) y cómo darán cuenta del progreso de dichos resultados durante la ejecución de la inversión. Esta herramienta se aplicará en las fases de diseño y gestión de la inversión.

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