15 de junio de 2010
En mi carta anual del año pasado, anuncié que estábamos trabajando con el Center for Effective Philanthropy (CEP) para encuestar a todos nuestros subvencionados activos, en un esfuerzo por mejorar la calidad de nuestras alianzas exteriores. Estas alianzas son nuestra savia, y señalé que estaba convirtiendo en una prioridad de todos en la fundación escuchar más atentamente el mensaje que nuestros socios en el campo nos quieren comunicar. También me comprometí a informar sobre lo que hemos descubierto y sobre cómo estamos reaccionando ante los comentarios. Por eso escribo esta carta.
Valoro la disposición de nuestros socios subvencionados de querer ser parte de este proceso. Por medio del GPR hemos aprendido mucho lo que ya nos está siendo útil para mejorar la forma de trabajar
Antes de entrar en detalles sobre lo que hemos aprendido y la forma en que estamos respondiendo, quiero extenderme un poco más sobre el Informe de percepciones de los subvencionados (GPR, por sus siglas en inglés). Se trata de una encuesta integral de los subvencionados, que abarca una gran variedad de temas, y dado que tantas organizaciones utilizan el GPR (ha sido solicitado por unos 200 financiadores filantrópicos), nos permite ser una referencia respecto de otros financiadores en el campo.
El CEP ha encuestado a 1 544 de nuestros subvencionados, todos los que han estado activos entre el 1 de junio de 2008 y el 31 de mayo de 2009. De ellos, 1 020 la respondieron y la tasa de respuesta del 66 por ciento es el normal en esta encuesta.
Veamos ahora los resultados.
En primer lugar, en comparación con otros financiadores en la base de datos comparativa del CEP, la fundación recibió una muy buena calificación por nuestro trabajo en los campos de los subvencionados. En particular, se dijo que teníamos un impacto positivo en cuanto a conocimiento, política y práctica en nuestras áreas estratégicas.
Sin embargo, obtuvimos calificaciones más bajas que las normales en muchos otros aspectos de la experiencia de los subvencionados.
Muchos de nuestros socios subvencionados dijeron que no tenemos claro nuestros objetivos y estrategias, y creen que no entendemos los suyos.
Consideran confusos nuestros procesos de toma de decisiones y subvencionamiento.
Debido a los movimientos de personal, muchos de nuestros socios subvencionados han tenido que manejar numerosos cambios de Responsables de Programa durante el transcurso de su subvención, lo que ocasiona más trabajo.
Por último, dicen que no somos coherentes con nuestras comunicaciones y que a menudo no respondemos.
Tomamos muy en serio este comentario, ya que nos damos cuenta de que algunas de estas dificultades impiden que nuestros socios y nosotros logremos el máximo impacto.
Muchas reuniones del equipo de gestión se centraron en los resultados del GPR a principios de año. En la primavera, consolidamos esas reuniones de alto nivel con un diálogo a nivel de toda la Fundación, lo que ayudó a que nuestro personal comprendiera los resultados y analizara en conjunto lo que significan para nosotros.
A través de este proceso, hemos desarrollado una visión de éxito a largo plazo y una serie de pasos a seguir para lograrlo No vemos este proceso como un concurso de popularidad. Incluso en las alianzas más productivas, siempre existe algún tipo de tensión. Sin embargo, tenemos un compromiso sólido de establecer relaciones, lo que nos permitirá dar lo mejor de nosotros.
He definido una meta simple de tres años para nosotros. En 2013, la fundación y sus socios subvencionados establecerán alianzas más sólidas que se caracterizarán por tres elementos:
- En primer lugar, entenderemos las funciones, las metas y las estrategias de cada uno.
- En segundo lugar, tendremos una comunicación abierta y recíproca.
- En tercer lugar, tendrán una visión clara de nuestros procesos de toma de decisiones y subvencionamiento.
Para alcanzar estos objetivos, hemos identificado cinco pasos a seguir a corto plazo, orientados a mejorar inmediatamente nuestras alianzas con los subvencionados. Concretamente, los compromisos que tenemos con nuestros socios subvencionados en el corto plazo son:
- Explicar mejor cómo funcionan nuestros procesos de propuesta y aprobación
- Comunicar con claridad el punto de contacto para las subvenciones
- Orientar a todos los nuevos subvencionados, establecer expectativas, responder a sus preguntas y escuchar sus preocupaciones desde el principio.
- Proporcionar respuestas oportunas y reales a todos los informes de progreso que presenten
- Abrir nuevos canales de comunicación, que incluyan conversaciones de control más frecuentes con los directores de programas y conferencias telefónicas, que proporcionen a todos nuestros socios subvencionados la oportunidad de hacer preguntas a nuestros ejecutivos.
Estamos trabajando igualmente en un plan de acción a largo plazo para abordar temas más sistémicos que afectan a nuestras relaciones con nuestros subvencionados. Estamos comprometidos con la creación de alianzas sólidas y nos damos cuenta de que esto puede significar realizar cambios fundamentales en la forma en que trabajamos.
Con eso en mente, también tengo el compromiso de llevar a cabo otro GPR en 2013, a fin de revisar el progreso hacia nuestras metas.
Jeff Raikes
Director Ejecutivo