Nuestro proceso de subvencionamiento comienza con una idea o un concepto que se vincula directamente con nuestras prioridades estratégicas. Después del desarrollo de una idea y de la identificación de un solicitante, un Responsable de Programa de la Fundación trabaja con el solicitante para generar una propuesta y una recomendación de financiamiento. En caso de que aprobemos la propuesta, el Responsable de Programa gestiona la subvención mediante comunicación continua, informes y visitas periódicas al sitio.
A continuación se describen las cuatro etapas de su funcionamiento. La duración de cada etapa varía significativamente según factores como la capacidad y ubicación geográfica de la organización solicitante, además de la complejidad de la subvención.
Etapa 1: Generación de ideas e identificación de solicitantes
El personal programático identifica ideas y conceptos que apoyen nuestras prioridades estratégicas. Nosotros desarrollamos las ideas y los conceptos mediante conversaciones con profesionales, investigadores y responsables de formular políticas, y otros recursos de campo. Cuando se ha desarrollado lo suficiente una idea o un concepto, un Responsable de Programa comienza la comunicación con solicitantes potenciales, utilizando uno de tres métodos: petición directa, carta de consulta (LOI, por sus siglas en inglés) o solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés).
- Petición directa: Cuando nos enteramos de que una organización específica es idónea para realizar el trabajo, nos comunicamos directamente con la organización para solicitar una carta de consulta o una propuesta de subvención.
- Carta de consulta (LOI) para explorar ideas: Cuando tenemos un conjunto más amplio de organizaciones interesadas, emitimos una convocatoria para que los solicitantes presenten una LOI que enumere las ideas o los conceptos específicos para el trabajo. Los criterios correspondientes a la LOI también pueden estar publicados en www.gatesfoundation.org. Las respuestas recibidas tras la convocatoria de las LOI se deliberan con la dirigencia y se comprueba la alineación estratégica, la probabilidad de éxito, y la razonabilidad de presupuesto y del cumplimiento de metas por etapas. Es posible que decidamos solicitar información adicional, solicitar una propuesta integral o rechazar la idea.
- Solicitud de propuesta (RFP): Cuando deseamos ampliar nuestra red y otorgar múltiples subvenciones por un proyecto, pedimos RFP públicas o privadas. Las RFP públicas se publican en nuestro sitio web; las privadas se envían a organizaciones específicas que están invitadas a enviar solicitudes. El proceso de revisión y selección de RFP varía ampliamente y se describe en cada RFP.
Etapa 2: Desarrollo y análisis de la propuesta
Ofrecemos los lineamientos y las plantillas pertinentes para que los solicitantes las utilicen cuando desarrollan una propuesta y un presupuesto. El Responsable de Programa estudia la propuesta y el presupuesto junto con expertos internos y externos, y colabora con el solicitante para integrar los cambios recomendados. Nuestro personal de gestión de subvenciones colabora esmeradamente con la organización solicitante para confirmar el estado tributario, definir la estructura de la subvención y evaluar riesgos. Según la complejidad de la subvención, nuestro equipo de gestión legal y financiera podría además participar en el análisis y el desarrollo de la propuesta.
Etapa 3: Definición de la decisión de financiamiento y desarrollo del acuerdo de la subvención
Cuando una propuesta de subvención está lista para una revisión de financiamiento, el Responsable de Programa prepara un análisis y una recomendación respecto de la propuesta (PAR, por sus siglas en inglés) para someterla a revisión por parte de un ejecutivo de la Fundación, quien aprueba o rechaza la subvención. Cuanto mayor sea el valor en dólares, mayores serán el número y el nivel de revisiones. Si la subvención se aprueba, redactamos un acuerdo de subvención que incluye los resultados previstos, el plan de pagos y los requisitos de presentación de informes. El acuerdo de subvención debe estar firmado por la Fundación y el subvencionado antes del inicio de las actividades financiadas.
Etapa 4: Gestión de la subvención y medición del avance
En colaboración con el subvencionado, el Responsable de Programa desarrolla un plan para la gestión continua de la subvención. El subvencionado es responsable de llevar un seguimiento del trabajo realizado en campo y de mantenernos informados mediante la presentación de informes periódicos. El Responsable de Programa es responsable de supervisar el desempeño de la subvención y de conocer los aprendizajes clave, mediante conversaciones con el subvencionado, la revisión de informes de progreso y visitas al sitio.
El Responsable de Programa puede además hacer comentarios sobre productos específicos entregados, coordinar deliberaciones con organizaciones relacionadas, participar en comités consultores y ocasionalmente ser miembro del consejo de administración de la organización subvencionada. Si surgen desafíos durante el periodo de la subvención, el Responsable de Programa se encarga de trabajar con el subvencionado en colaboración y de manera creativa para resolverlos. Al finalizar la subvención, el subvencionado presenta un informe final que resume los resultados obtenidos y las lecciones aprendidas.
Nuestro nivel de compromiso con cada subvencionado es proporcional a la dimensión, la complejidad y el significado estratégico de la subvención. En todos los casos, es fundamental la colaboración comunicativa para el éxito recíproco. De forma conjunta, buscamos medir, aprender y mejorar en cada etapa del camino, a fin de mejorar las vidas de las personas.