Nuestro trabajo

Cómo concedemos subvenciones

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Nuestra concepción, financiamiento y gestión de subvenciones

Colaboramos con nuestros beneficiarios de subvenciones y socios en un ambiente de plena y mutua confianza, con comunicación franca y abierta, así como total transparencia. Animamos a los subvencionados y a nuestros socios a compartir con nosotros cualquier pregunta o inquietud que pudiera surgir en las distintas etapas del proceso de concesión de subvenciones. Y por nuestra parte, nos comprometemos a hacer lo mismo.

Colaboramos con distintas organizaciones para elaborar propuestas que sean coherentes con nuestras prioridades estratégicas, así como con el enfoque y las capacidades de la organización solicitante. Se trata pues de un proceso interactivo que se basa en las fortalezas de ambas insituciones para concebir una subvención bien diseñada a fin de lograr los resultados deseados.

Estamos mejorando nuestro método de trabajo. Una parte primordial de nuestra misión es potenciar nuestro impacto y fortalecer las relaciones con nuestros beneficiarios de subvenciones y nuestros socios, por lo que estamos mejorando nuestros procesos de elaboración y gestión de subvenciones y contratos. Hemos recurrido a mejores prácticas internas, de los beneficiarios de subvenciones y socios, así como de otras fundaciones. Nuestro objetivo es presentar un enfoque claro y coherente en materia de concepción y gestión de inversiones, ya sean subvenciones o contratos, para lograr los mejores resultados posibles para las personas a las que estamos prestando servicio.

Dicha mejora en nuestro enfoque incluye lo siguiente:

  • un único proceso estándar en toda la fundación para concebir subvenciones y contratos filantrópicos;
  • definir  desde un primer momento con nuestros subvencionados potenciales y socios lo que entendemos por éxito, así como ponernos de acuerdo sobre los resultados tangibles más importantes que queremos lograr;
  • herramientas flexibles y ampliables que se puedan adaptar en función de la complexidad de la inversión.

Tenemos la intención de poner en ejecución este nuevo proceso y herramientas a lo largo del año 2013 e iremos incorporando sugerencias y comentarios de manera continua, puesto que estamos decididos a mejorar continuamente nuestro enfoque.

Cómo concedemos subvenciones

Estamos mejorando nuestro método de trabajo. A lo largo del 2013, vamos a aplicar mejoras en el proceso y las herramientas de elaboración de subvenciones y contratos.

Aunque el proceso y las herramientas están evolucionando, las cuatro etapas de creación de subvenciones que se describen a continuación siguen siendo las mismas. La duración de cada etapa varía considerablemente en función de aspectos tales como la capacidad y la ubicación geográfica de la organización solicitante, así como de la complejidad de la subvención. Estamos convencidos de que a medida que adoptemos estas mejoras en materia de procesos y herramientas, se acortará la duración del proceso de selección.

Etapa 1: desarrollo de conceptos

El responsable de programa identifica ideas y conceptos que cuadren con nuestras prioridades estratégicas. Estas ideas toman forma gracias a conversaciones con colegas de la fundación, expertos, investigadores, encargados de elaborar políticas, así como otras autoridades en la materia. Cuando una idea o concepto está lo suficientemente bien conceptualizado, el agente responsable del programa lo difunde ante los solicitantes potenciales.

Etapa 2: fase previa a la propuesta

El responsable de programa se sirve de un amplio elenco de recursos para explorar y perfeccionar un concepto dado con organizaciones que obran en la materia.

  • Petición directa: cuando estamos seguros de que una organización dada es la más idónea para llevar a cabo un proyecto, nos ponemos en contacto directamente con ella para que entregue una carta de petición para explorar ideas (LOI, por sus siglas en inglés) o una propuesta de subvención.
  • Debate y diálogo: el responsable de programa puede invitar organizaciones a debatir y reflexionar sobre un concepto dado, así como explorar el interés que profesan dichas organizaciones por un proyecto, así como su capacidad para llevarlo a cabo.
  • Informe del concepto (también conocido como carta de petición): cuando tenemos una serie de organizaciones a las que les interesa explorar una idea, o cuando creemos que es acertado concretar una idea por escrito, invitamos a los solicitantes a que entreguen un informe del concepto que describa ideas concretas o conceptos para dicho proyecto.
  • Convocatoria de propuestas: cuando queremos ampliar nuestras redes o financiar múltiples organizaciones para un proyecto dado, solicitamos convocatorias de propuestas públicas o privadas.  Las convocatorias públicas se publican en nuestro sitio web y las privadas se envían a organizaciones específicas a las que se les invita a mandar una solicitud. La evaluación y el proceso de selección de las convocatorias varía enormemente en función de la convocatoria y se describe en detalle en cada una de ellas.

Etapa 3: desarrollo

Les proporcionamos a los solicitantes las pautas y modelos necesarios para elaborar una propuesta, su presupuesto, así como un marco de trabajo basado en los resultados. El agente responsable de programa evalúa los materiales entregados con la ayuda de expertos internos y externos, y trabaja con el solicitante para integrar los cambios solicitados. Nuestro personal lleva a cabo las gestiones necesarias para confirmar la categoría fiscal a la que pertenece la organización solicitante, decide cómo se va a estructurar la subvención y evalúa los riegos. Dependiendo de la complejidad existente, nuestro equipo de asesoramiento jurídico y financiero podrá participar o no en la elaboración de la propuesta.

Cuando una propuesta está lista para poder evaluarse, el responsable de programa emite un análisis y una recomendación para que la evalúe un miembro directivo de la Fundación con autoridad para aprobar o rechazar la subvención o el contrato. Cuanto más elevados sean los fondos solicitados, por más niveles de evaluación tendrá que pasar la propuesta. En el contrato, también se incluyen los resultados esperados, el calendario de pagos, así como los informes que han de presentarse o los resultados específicos que han de lograrse. Es necesario que tanto la fundación como la organización beneficiaria de la subvención firmen dicho contrato antes de que den comienzo las actividades subvencionadas.

Etapa 4: gestión y seguimiento de los resultados

En colaboración con la organización subvencionada, el responsable de programa elaborará un plan de gestión continua de la subvención o del contrato. La organización tiene que comprometerse a hacer el seguimiento del trabajo realizado en el terreno y de tenernos al tanto mediante informes periódicos de actividades o proporcioándonos información sobre resultados concretos obtenidos. A su vez, el responsable de programa se encargará de supervisar los resultados del proyecto financiado y de entender las lecciones aprendidas del proyecto por medio de intercambios de información con la organización subvencionada, de evaluaciones de los informes de progreso y otros materiales presentados, además de visitas al terreno.

También es posible que el responsable de programa emita su opinión sobre resultados concretos, coordine conversaciones con organizaciones duchas en la materia y participe en comités consultivos, además de participar ocasionalmente en el consejo de administración de la organización beneficiaria de la subvención.

Trabajamos en equipo en casos complejos. Cuando se presentan desafíos en el curso de un contrato o de una subvención, el responsable de programa se encarga de buscar soluciones creativas en colaboración con la organización subvencionada o con sus socios. Cuando el proyecto alcanza su fin, la organización suele emitir un informe final en el que se resumen los resultados logrados, así como las lecciones aprendidas.

El grado de participación y colaboración con la organización subvencionada depende de la complejidad, así como de la importancia del proyecto. Sin embargo, independientemente del caso, es de vital vital importancia una buena comunicación y una estrecha colaboración para lograr el éxito esperado por parte de ambas partes. Como equipo, aspiramos a analizar, aprender y mejorar cada paso del proceso de cara a mejorar la vida de millones de personas.

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