Dienstag, den 15. Juni 2010
In meinem Jahresbrief von 2009 kündigte ich bereits an, dass wir gemeinsam mit dem Center for Effective Philanthropy (CEP) alle unseren derzeitigen Empfänger von Förderleistungen befragen werden, um die Qualität unserer externen Partnerschaften zu verbessern. Diese Partnerschaften sind für uns von grundlegender Bedeutung und ich kündigte an, dass alle Stiftungsmitarbeiter dazu aufgefordert werden, den Berichten unserer Partner vor Ort mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Ich versprach zudem, über die Ergebnisse der Umfrage und über unsere Reaktion auf dieses Feedback zu berichten. Das werde ich nun in diesem Brief tun.
Ich möchte mich zudem für die bereitwillige Teilnahme unserer Stiftungspartner an der Umfrage bedanken. Über den Grantee Perception Report (GPR) erhielten wir viele nützliche Informationen und konnten seitdem unsere Arbeit entsprechend verbessern.
Bevor ich genauer über die Ergebnisse und unsere Reaktion darauf berichte, möchte ich ein wenig mehr zum Grantee Perception Report (GPR) sagen. Es handelt sich dabei um eine umfassende Befragung der Empfänger von Förderleistungen zu einer Reihe von Themen. Da der Umfragebericht GPR in vielen Organisationen durchgeführt wird – er wurde von fast 200 wohltätigen Stiftungen in Auftrag gegeben –, können wir uns auf diese Weise mit anderen Fördereinrichtungen in unserem Bereich vergleichen.
Das CEP befragte 1544 unserer Stiftungspartner, die zwischen dem 1. Juni 2008 und dem 31. Mai 2009 von uns Förderleistungen erhalten hatten. 1020 Stiftungspartner beantworteten die Umfrage. Eine Beteiligung von 66 Prozent ist bei dieser Umfrage normal.
Sehen wir uns nun die Ergebnisse an.
Um es vorweg zu nehmen: Im Vergleich zu anderen Förderorganisationen in der vergleichenden Datenbank des CEP erhielt die Stiftung für ihre Arbeit mit den Stiftungspartnern gute Bewertungen. Die Stiftungspartner vertraten insbesondere die Meinung, dass wir in unseren Strategiebereichen positiven Einfluss auf die Kenntnisse, Programme und Vorgehensweisen ausüben.
In vielen anderen Bereichen erhielten wir von unseren Stiftungspartnern jedoch eine unterdurchschnittliche Bewertung.
Viele Stiftungspartner finden, dass wir unsere Ziele und Strategien nicht deutlich genug kommunizieren. Außerdem sind sie der Ansicht, dass wir uns ihrer Ziele und Strategien nicht bewusst sind.
Unsere Entscheidungs- und Förderungsprozesse verwirren sie.
Aufgrund der Fluktuation bei unseren Mitarbeitern hatten viele Stiftungspartner mit verschiedenen Programmbeauftragten zu tun. Durch diese Änderungen entstand bei den Förderprogrammen zusätzliche Arbeit.
Schließlich sind die Stiftungspartner der Ansicht, dass unsere Kommunikation widersprüchlich ist und dass wir oftmals nicht ausreichend reagieren.
Dieses Feedback nehmen wir sehr ernst, denn manche dieser Probleme hindern uns und unsere Partner daran, Ergebnisse mit optimaler Wirkung zu erzielen.
Die GPR-Ergebnisse bildeten am Anfang des Jahres die Grundlage für viele Besprechungen des Führungsteams. Auf Basis der Ergebnisse aus diesen Sitzungen fand im Frühjahr zusätzlich ein stiftungsweiter Dialog statt. So erreichten wir, dass unsere Mitarbeiter die Resultate verstanden und konnten gemeinsam analysieren, was diese Ergebnisse für uns bedeuten.
Während dieses Vorgangs entwickelten wir eine langfristige Erfolgsstrategie und eine Reihe von Handlungsschritten, mit denen wir unsere Ziele erreichen können. Es geht uns dabei nicht um unsere Beliebtheit bei den Partnern. Sogar in den produktivsten Partnerschaften kommt es unweigerlich zu Spannungen. Wir engagieren uns jedoch absolut für den Aufbau von Beziehungen, mit denen wir optimale Arbeit leisten können.
Ich habe für uns ein einfaches Ziel festgelegt, das wir innerhalb von drei Jahren erreichen können. Bis zum Jahr 2013 werden wir die Beziehungen zu unseren Stiftungspartnern festigen. Diese Partnerschaften werden auf folgenden drei Grundlagen beruhen:
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Erstens werden wir Verständnis für unsere gegenseitigen Rollen, Ziele und Strategien zeigen.
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Zweitens werden wir offen und wechselseitig kommunizieren.
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Drittens werden die Stiftungspartner unsere Entscheidungs- und Förderungsprozesse ganz genau verstehen.
Damit wir diese Ziele erreichen können, haben wir fünf kurzfristige Handlungsschritte ermitteln, mit denen wir unsere Partnerschaften sofort verbessern können. Unsere kurzfristigen Verpflichtungen für unsere Stiftungspartner lauten vor allen Dingen:
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Wir erläutern unsere Vorgehensweise bei Projektvorschlägen und Genehmigungen besser.
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Wir teilen den Ansprechpartner für Förderleistungen deutlich mit.
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Wir geben allen neuen Empfängern von Förderleistungen Informationen zum Einstieg, legen die Erwartungen fest, beantworten Fragen und hören von Anfang an ihre Bedenken an.
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Wir reagieren zeitnah und gründlich auf alle übermittelten Fortschrittsberichte der Stiftungspartner.
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Wir eröffnen neue Kommunikationskanäle, u. a. häufigere Anrufe zur Besprechung mit den Programmbeauftragten sowie Telefonkonferenzen, in denen alle unsere Partner Fragen an unser Führungsteam richten können.
Gegenwärtig arbeiten wir auch an einem langfristigen Handlungsplan, mit dem wir Systemprobleme angehen können, die unsere Partnerschaften mit den Empfängern von Förderleistungen betreffen. Wir wünschen uns den Aufbau starker Partnerschaften und erkennen, dass dafür eventuell grundlegende Änderungen in unserer Arbeitsweise erforderlich sind.
Daher habe ich für das Jahr 2013 eine weitere GPR-Umfrage in Auftrag gegeben. So können wir überprüfen, welche Fortschritte wir bei unseren Zielen bereits gemacht haben.
Jeff Raikes