Am Anfang der Förderung steht eine Idee, die unmittelbar an unsere strategischen Prioritäten anknüpft. Nachdem diese Idee weiterentwickelt und ein potentieller Förderpartner identifiziert wurde, beginnt die Zusammenarbeit zwischen einem Programmbeauftragten der Stiftung und dem Partner: Ein Projektvorschlag und eine Budgetkalkulation müssen ausgearbeitet werden. Falls der Projektvorschlag angenommen wird, übernimmt der Programmbeauftragte die Verwaltung der Förderleistungen, was kontinuierliche Kommunikation, Berichterstattung und regelmäßige Besuche vor Ort einschließt.
Im Folgenden werden die vier Phasen im Ablauf einer Förderung beschrieben. Die jeweilige Dauer einer Phase kann stark schwanken und ist abhängig von Faktoren wie den Ressourcen und dem Standort des Förderpartners sowie der Komplexität der Förderung.
Phase 1 – Entwicklung von Ideen und Identifizierung eines potentiellen Förderpartners
Mitarbeiter eines Programms entwickeln Ideen und Vorschläge, die unseren strategischen Prioritäten entsprechen. Dank Gesprächen mit Fachleuten, Forschern, Entscheidungsträgern und anderen Kapazitäten in diesem Bereich nehmen diese Ideen bald genauere Gestalt an. Sobald eine Idee oder ein Konzept hinreichend entwickelt ist, nimmt ein Programmbeauftragter mit potentiellen Antragstellern Kontakt auf. Es gibt drei Möglichkeiten der Kontaktaufnahme: Anfrage, Antrag oder Ausschreibung.
- Direkte Anfrage: Wenn eine bestimmte Organisation unserer Einschätzung nach besonders für ein Projekt geeignet ist, wenden wir uns direkt an sie mit der Bitte um einen Antrag bzw. um einen Projektvorschlag.
- Antrag: Wenn sich mehrere Organisationen für das Projekt interessieren, fordern wir sie zur Antragstellung auf. Dabei müssen spezifische Ideen und Konzepte für das Projekt kurz dargestellt werden. Die Kriterien für einen Antrag können abgerufen werden unter www.gatesfoundation.org. Eingegangene Anträge werden im Führungsteam diskutiert und in Bezug auf ihre Vereinbarkeit mit unseren Strategien, auf Erfolgsaussichten, Finanzierbarkeit und Meilensteine überprüft. Eventuell fordern wir dann weitere Informationen und einen vollständigen Projektvorschlag an oder lehnen den Antrag ab.
- Ausschreibung: Wenn wir unser Netzwerk erweitern oder mehrere Förderpartner an einem Projekt unterstützen wollen, entscheiden wir uns für eine private oder öffentliche Ausschreibung. Öffentliche Ausschreibungen können über unsere Website abgerufen werden. Private Ausschreibungen stehen nur bestimmten Organisationen offen, die wir dazu gesondert auffordern. Das Prüfungs- und Auswahlverfahren ist je nach Ausschreibung unterschiedlich und in den Ausschreibungsunterlagen entsprechend beschrieben.
Phase 2 – Erstellung und Prüfung des Projektvorschlags
Antragsteller können sich bei der Erstellung des Projektvorschlags und der Kalkulation des Budgets auf von uns ausgearbeitete Anweisungen und Vorlagen stützen. Der Programmbeauftragte prüft den Vorschlag und das Budget zusammen mit internen und externen Fachleuten und leitet Änderungsvorschläge an den Antragsteller zurück. Das Team zur Verwaltung von Förderleistungen überprüft im Rahmen seiner Sorgfaltspflicht den steuerlichen Status der antragstellenden Organisation, entscheidet, wie das Förderbudget aufteilt werden soll, und nimmt eine Risikobewertung vor. Je nach Komplexität des Förderantrags nehmen die Führungsteams der Rechts- und Finanzabteilung ebenfalls an der Prüfung und Entwicklung des Projektvorschlags teil.
Phase 3 – Entscheidung über die Förderwürdigkeit und Fördervertrag
Sobald ein Projektvorschlag in die Phase der Finanzprüfung eintritt, bereitet der Programmbeauftragte für eine leitende Führungskraft der Stiftung eine Analyse und Empfehlung zur Überprüfung vor, auf deren Grundlage der Antrag angenommen oder abgelehnt wird. Je größer das Förderbudget, desto mehr Überprüfungen auf mehreren Ebenen sind notwendig. Bei Antragsannahme wird ein Fördervertrag ausgestellt, der Angaben zu den geplanten Resultaten, zu Berichtspflichten sowie einen Zeitplan für die Mittelbewilligung enthält. Der Fördervertrag muss von der Stiftung und dem Förderpartner unterzeichnet werden, bevor die Mittelbewilligung beginnen kann.
Phase 4 – Verwaltung der Fördermittel und Fortschrittsmessung
Gemeinsam mit dem Förderpartner plant der Programmbeauftragte die laufende Verwaltung der Förderleistungen. Der Förderpartner ist für die Fortschrittsmessung verantwortlich und muss die Stiftung durch regelmäßige Berichterstattung dazu informieren. Der Programmbeauftragte zeichnet für die Erfolgsmessung verantwortlich. Er muss zentrale Erkenntnisse im Rahmen von Gesprächen mit dem Förderpartner und Besuchen vor Ort bzw. aufgrund der gelieferten Berichte nachvollziehen können.
Der Programmbeauftragte darf zudem spezifische Ergebnisse kommentieren, Diskussionen mit Partnerorganisationen koordinieren, an Beratungskommissionen teilnehmen und zeitweise einen Sitz im Vorstand der geförderten Organisation übernehmen. Bei Problemen im Projektverlauf muss der Programmbeauftragte mit dem Förderpartner gemeinschaftlich und kreativ nach Lösungen suchen. Nach Ablauf der Förderung legt der Förderpartner einen abschließenden Bericht vor, der die erzielten Ergebnisse und Erkenntnisse zusammenfasst.
Budgetumfang, Komplexität und strategische Bedeutung eines geförderten Projekts bestimmen unser Engagement gegenüber dem Förderpartner. Eine konstruktive und offene Kommunikation ist jedoch immer Grundvoraussetzung für den gemeinsamen Erfolg. Wir sind während jeder Phase der Zusammenarbeit mit unseren Partnern darum bemüht, Fortschritte zu messen, neue Erkenntnisse zu gewinnen und Änderungen anzubringen, um Menschen ein besseres Leben zu ermöglichen.